俗話說，好的開始是成功的一半。作為企業(yè)的CIO，在負責企業(yè)信息化項目時，應(yīng)該考慮一個問題，就是如何才能使員工迅速進入項目角色。這對于提高項目前期進度，提高項目整體質(zhì)量，具有非常大的作用。
但在實際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)不是所有員工都這么容易進入角色。就好像員工放了一段長假以后，不能迅速恢復平常的工作心態(tài)一樣，他們需要利用一段時間進行調(diào)整。而我們CIO要做的就是如何把這段時間減到最小。
為了達到這個目標，筆者在企業(yè)信息化項目管理中，采取了如下方式。
第一招：為項目設(shè)置專門的信息化項目小組。
想想我們讀書的時候，是自己一個人在家里學習學得進呢，還是在學校里大家一起自習學習學得進?我想，大部分人會選擇后面一種方式吧，不然的話，學校里也沒有必要安排晚自習了。
其實，對于信息化項目也是如此。如只是一個項目管理員布置功課，然后讓各個部門員工做的話，筆者以為，大家還沒有這么好的自制力，能夠迅速進入到學習的角色中去。
所以，筆者認為，在信息化項目一開始，就需要建立一個信息化項目小組。就好像在讀書的時候，建立一個學習小組一樣。如此，項目小組成員集聚在一起，才能夠迅速進入項目角色，開始項目相關(guān)工作。
在為項目設(shè)置信息化項目小組的時候，需要注意幾個方面。
一是在建立信息化項目小組、招募項目小組成員的時候，要特別強調(diào)，項目小組的成員在一起進行“自習”時，不能夠缺席。因為很多信息化項目，各個小組成員之間的工作都是相互聯(lián)系的，若缺少一個人的話，就好像打麻將三缺一，無法再進行下去。
二是我們建立項目小組的目的是為了提供一種“學習的氛圍”，所以，在信息化項目剛開始的時候，項目小組成員碰面的機會要多一些。通過大家集中交流，談?wù)剬椖康目捶?，成員就會不知不覺進入到項目角色中去。
三是蛇無頭不行，在成立項目小組時，同時要確定項目小組負責人。蛇無頭不行，若沒有項目小組組長牽頭引線的話，會大大降低信息化項目小組的功能。這就好像一個學習小組中，沒有小組長，就不會有人來安排相關(guān)活動。沒有帶頭大哥的話，那么要大家快速進入項目角色，基本上是不可能的了。
第二招：在有必要的情況下，設(shè)置專門的實驗室。
其實，無論是學習還是工作，重要的就是一個氛圍。如果氛圍好的話，大家進入項目的角色也快。所以，僅成立項目小組還不夠，還需要積極營造一個項目的氛圍。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，我認為最好的營造氛圍方式，就是建立一個項目實驗室。
在這個實驗室中，進行相關(guān)項目工作。筆者負責過多個信息化項目，基本上都建立了項目實驗室。
如以前負責OA(辦公自動化)項目時，就成立了OA項目實驗室。在實驗室中，掛滿了OA項目標語以及進度表，讓人一進入這個會議室，就被OA系統(tǒng)所包圍。然后，關(guān)于OA項目所有工作，包括OA軟件的選型、演示與培訓等，都是在這個實驗室中進行的。當大家為了一個共同的項目走進會議室后，就好像上課的時候進入教室，自然而然安靜下來，迅速意識到自己是OA項目的項目組成員，就會迅速進入到項目角色中去，為推進這個項目而努力。
在設(shè)置實驗室的時候，需要注意以下幾個問題：
一是要配備足夠的硬件設(shè)備。信息化項目基本上都是在電腦上運行，所以，在籌備實驗室時，最好能計劃好用戶的數(shù)量，然后配備足夠多的電腦主機。一般來說，需要達到人手一機。如此，員工一接觸到電腦就會進入到項目中去。若讓其當作旁觀者，效果就會大打折扣了。
二是在門口最好能夠樹立標示，以強化大家的視覺刺激。如筆者負責OA項目時，就在會議室門掛上“OA項目實驗室”。雖然只是簡簡單單幾個字，但是，卻能夠起到一種感官上的刺激。就好像學校中醫(yī)學院樓上的“解剖室”，雖然只是簡單的三個子，但是，人走過那邊，不經(jīng)意的看到這幾個字，就會有發(fā)冷的感覺。在OA項目實驗室外面，掛著這一個招牌，就能夠時時的提醒大家，OA項目正在進行，請大家迅速進入角色。
三是盡量在項目期間，不要把實驗室挪作他用。有些企業(yè)可能場所有限制，實驗室除了給項目用之外，還充當會議室的功能，平常一些辦公會議也會在這里召開。筆者認為，這會降低實驗室的作用。一方面，實驗室中擺滿了主機，每次會議搬來搬去，會引起大家的反感;另一方面，會降低實驗室的威懾力。員工心中有時候往往會有一種莫名其妙的感覺。如第一次到總經(jīng)理辦公室可能會比較緊張，即使總經(jīng)理人不在也是如此;但是，到第三次、第四次就沒有這種感覺了。而有時候，故意營造一種緊張的感覺，反而能夠提高員工的注意力，迫使他們迅速進入角色。所以，當項目組成員頻繁的進入這個房間后，他們就會覺得像自己家一樣，不會有緊張的感覺。而若實驗室是項目專用的。則這種緊張的感覺會延續(xù)的久一點，這對于信息化項目來說，是比較有利的。
第三招：讓重要領(lǐng)導亮相。
在項目實施的時候，筆者認為默默無聞的開始一個項目，不是很好的做法。在開始一個項目時，需要像商店開張一樣，來個大排場，如此，企業(yè)的項目組成員才能夠覺得自己的重要性，才會迅速進入角色。
當然，也不是說企業(yè)開始一個新項目的話，需要剪彩什么的。筆者的意思是，開始一個信息化項目，如一個客戶關(guān)系管理項目時，最好來一個項目啟動會議。在會議上，有企業(yè)的一把手宣布項目小組成員，并任命項目小組組長。如此做，可以提高項目小組成員的責任心。在一把手的熏陶下，項目小組成員比較容易進入角色。
其實，這個方法是筆者借鑒其他項目的實施方法。筆者以前有幸參與了一個ISO項目，他們就比較重視這個方法。在ISO項目實施過程中，還要求企業(yè)做一份書面的ISO組長任命書，由企業(yè)一把手親自頒發(fā)這張證書。此證書就像古代皇帝的尚方寶劍，具有很大的權(quán)威性。其實，這也是一種做作，但其可以讓員工知道項目重要性，從而會無形的迫使他們迅速進入項目角色。
所以，筆者建議，我們在信息化項目實施過程中，不妨借鑒這種處理方式。而不是企業(yè)幾個人默默無聞的開展項目，等到項目進展了一半了，其他人還不知道這個項目是否已經(jīng)開始了。如此的話，其他人怎么來配合工作呢?故，對于一些稍具規(guī)模的信息化項目，在開工時，還是需要“大張旗鼓”的。
第四招：多媒體演示，能夠提高員工對于項目的興趣。
在系統(tǒng)演示或者培訓的時候，若一個實施顧問就是憑著一些講義在描述系統(tǒng)或者進行培訓;而一個實施顧問則用了多媒體技術(shù)，對于企業(yè)的業(yè)務(wù)應(yīng)用通過多媒體系統(tǒng)給項目小組成員展現(xiàn)出來，大家想一下，在這兩種不同的模式下，哪一種模式下會更快進入到項目角色呢?
毋庸置疑，結(jié)合多媒體技術(shù)，向企業(yè)員工提供豐富多彩的系統(tǒng)演示、培訓，對于員工來說，更加容易進入角色。所以，在項目選型的時候，我們需要一定程度上關(guān)注實施顧問的培訓模式;在項目實際進行中，也可以對實施顧問提出這方面要求。即使其不能提供多媒體視頻，至少也應(yīng)該采用PPT方式進行培訓，里面加入插圖，而不是簡單的文字描述。
在信息化項目推進中，若能夠靈活應(yīng)用以上方式的話，筆者相信，一定可以讓企業(yè)的項目小組成員迅速進度到項目角色中去。
